【飲食店 × IT】まず予約管理サービスを導入するべき

飲食店でまず始めに取り入れるべきITサービスについてまとめました。タイトルにある通り、飲食店でまず始めに取り入れるべきITサービスは「予約管理サービス」です。

いまだに電話+紙の予約台帳つかっていませんか？

電話で予約をうけるという仕事は０にはならないかもしれません。しかしユーザー（お客様）のことを考えても、お店のオペレーションを考えても、電話で予約はできる限りへらすように考えるべきです。

もう予約管理システムはいれてるよ！っていうお店には、できるだけオンラインで予約してもらうためのコンテンツ作りについて紹介しています。

✔︎ 予約管理サービスって何がいいの？
✔ 紙の台帳じゃないと不安。
✔ お客様だって、電話の方が安心でしょ？

こんな疑問にお応えします。あなたがこの記事をよむと、予約管理サービスを導入するべき理由がわかります。おすすめの予約管理システムについても紹介し、できるだけオンラインで予約してもらうためのコンテンツ作りについても解説します。

予約管理サービスを導入するべき理由

予約管理サービスを導入するべき理由

予約管理サービスを導入するべきメリット

・電話の取り逃しをなくす
・店内営業に集中する
・人的ミスをなくす

従来の予約オペレーションを考えてみましょう。

１、お客様からの電話を受ける
２、電話しながら紙にメモ
３、メモを台帳に転機（省略可能）
４、全体の予約を見ながら席割を作成
５、日次業務としての予約確認

お客様の電話って、お店の忙しい時間に集中するパターンがあります。予約の取り逃しを防ぐために、電話優先って教わった記憶があります。

電話は店に1台～数台ですよね。電話担当っていればいいですが、だいたいの場合は、営業で走り回っている最中に電話が鳴って受話器までダッシュとなります。忙しい時間帯にスタッフ1人、2人と電話にとられるのは大変なことです。

自分が休憩時間の電話も取らないわけにはいきません。仕込みの時間もやることはいろいろとあるはずです。電話対応に消費する時間が３分でも、一度手をとめて置いた他の仕事からは、3分以上の時間を取られているはずです。

メモについても人がやることです。急いでいればミスが起こります。後で確認できることもあれば、電話番号が間違ったり、メモ自体が水にぬれて見えなくなったりと、致命的なミスも実際には起こります。

お客様側の利点を考える

予約管理サービスを導入するにあたって、そのメリットはお客様側にもあります。

・そもそも電話しなくていい事
・グルメサイトから直接予約連携
・待たされることがない

なんでも電話するって、現代ビジネスでは、NG行動になりつつあるってご存知ですか？緊急を要する要件以外は、一般的にEmailかチャットで済ませます。

インターネットがこれだけ普及している世の中です。お店の予約もデスクのPCや、外出先のスマホからサクッと済ませられる方が当たり前です。

いちいち電話して、時には店の事情でつながらなかったり、待たされたり、色々聞かれたあげく希望の席が取れない…など、とても消費します。使わなくていいエネルギーを使う、非生産的な行動です。

お客様側の使いやすさ（UX）を考えても、予約のためにとにかく電話させるという方法は、これから避けていくべき行動です。

予約管理システムにどこまで求める？

お客様側の視点、お店側のオペレーション、両面から考えて、予約管理サービスは導入するべきIT技術であることが明確です。

では予約管理システムがどこまでの機能を有するかは、サービスによって異なりますので、選ぶ前には予約管理システムにどこまで求めるかを明確にしておきます。

結論は、あなたの仕事は、入っている予約状況を確認するところから始められるよう設定されているサービスを選びます。通常お店が予約を受けるオペレーションでいえば、デフォルトで4までやってくれるサービスです。

【システムに頼る仕事】
１、お客様からの電話を受ける
２、電話しながら紙にメモ
３、メモを台帳に転機（省略可能）
４、全体の予約を見ながら席割を作成

【人が行う仕事】
５、日次業務としての予約確認

マネジメントは自分で作業をしないのが理想です。状況を判断して、問題があればどうするべきか改善策を考えて指示をだす。大丈夫であれば、さらに付加価値を与えられるようなサービスに向けて、やはり指示をだす。

◯台帳に情報を入れ込むのは機械の仕事です。間違いなく、早く正確に行ってくれます。

◯データを確認するのはあなたの仕事です。今日明日の予約は席割を確認し、不都合があれば組みなおします。

◎必要があればお客様への確認の電話をします。今週末の予約は進捗を確認し、場合によっては獲得強化の対策を打ち出します。

作業でエネルギーや頭の回転を浪費させずに、あなたがやるべき仕事に持てるエネルギーを使う。これはマネジメントの基本ですし、生産性という観点からも高い成果を発揮できる仕組みになります。

サービス費用の考え方

システムが果たす役割、あなたが取り組むべき仕事については分かったけど、予約管理サービスを入れるとなると気になるのは費用面！

これから紹介するサービスには有料のものもあれば、無料のものもあります。私が本当におすすめするサービスは、有料サービスです。あなたの目的にそった「システムの仕事」をちゃんとしてくれることを優先的に考えます。

問題なのは費用です。

「来月からシステム費用が店の経費に上乗せされる」

もちろん間違いないです。

一方で、飲食店にはこんな問題が常在しています。

✔ 入口担当（＝電話も出る人）はおいてない
✔ 忙しい時に限って電話がなる
✔ そもそもシフトはマイナス

シフトがマイナスで営業しているということは、本来あなたが理想とするシフト組ができれば、人件費はいくらかかるでしょうか？今日、夜の営業1回でマイナス1人なら、1000円×5時間＝5000円、本来5000円多く払う予定があるってことでは？

そして、現代の少子高齢化、人口の減少で、人材の価値が上がっている今、飲食店のアルバイトを確保することはどんどん困難になります。無理に派遣会社を使えば、通常1000円の時給が1500円払うことになったり、慣れないスタッフの教育に浪費させられたり…

今日マイナスシフトで払うはずのない人件費は、5000円にも7500円 +α にもなります。1日分です。それだけあれば、結構なサブスクリプション型のサービスを導入できます。

【システムの利点】

・当日欠勤がない
・24時間/365日働けます
・定額
・間違えない

システムがマイナスシフトのすべてをカバーできるはずはありませんが、予約のための電話は減らしてくれます。一か月のサービス費用＝スタッフ1人10時間の時給です。

今の人員でより営業を回すためにITサービスを利用する費用は、人件費と比べた時にずいぶん安く済むことがわかります。あなたはそれでもスタッフ募集を続けますか？

【有料】予約管理サービス３選

ホントにおすすめしたいのは有料サービスです。

予約管理システムを導入するお店側の狙い

・お客様がオンラインで予約すること
・お店の台帳に直接書き込まれる
・席を確保してくれる

ここまで一気通貫で行ってもらうサービスを探しましょう。おすすめの予約管理サービスをご紹介します。

TORETA（株式会社トレタ）

✔ 初期費用　0円
✔ 月額　12,000円（ベーシック）、3-4万円（フルオプション）
✔ 連携できるグルメサイト（一部）
・ぐるなび・Yahoo!ダイニング・ヒトサラ・楽天ダイニング・LINE@・GMOアップカプセル・Google予約

Web予約は自動で取り込んで台帳に記載してくれます。その日の予約業況の可視化もばっちり、簡単操作で席変更も可能です。

◯金額的にも使い始める敷居が低い
◯POS連携も充実
▲連携できるグルメサイトは一部連携してない
→お店の利用状況によっては不便に感じるかもしれません。
▲機能を増やすために費用も高い

ebica予約台帳（株式会社エビソル）

✔ 初期費用　50,000円　
✔ 月額　12,000円（ライトプラン）、20,000円（フル機能）
✔ 連携できるグルメサイト（一部）
・Yahoo!ダイニング・ヒトサラ・楽天ダイニング・LINE@・ぐるなび・食べログ・オープンテーブル・一休・ホットペッパー・Retty・Google予約

◯主要グルメサイトに連携！
◯フル機能で月20,000円上限
▲初期費用あり

電話予約管理機能がすごい！

電話予約を24時間管理してくれます。出られない時間にかかってきた予約の電話を自動で対応してWeb予約に案内してくれる機能です。お客様がどうしても電話対応が費用な場合は、お店のかわりに専用のコールセンターが電話を受け付けてくれます。店舗の営業時間外の取りこぼしや、忙しい時間帯には必須機能かも。

テーブルソリューション（株式会社TableCheck）

✔ 初期費用　40,000円～店舗の規模による
✔ 月額　12,000円～
✔ 連携できるグルメサイト
・食べログ・ぐるなび・ホットペッパーなど。そのほかは問い合わせ必要。

飲食店に安心な独自機能！

・急なキャンセルを防止するキャンセルプロテクション
・多言語対応などの機能
→集客の機会損失を減らすことが可能です。

【無料】予約管理アプリ３選

Airリザーブ（株式会社リクルートライフスタイル）

リクルートが運営する予約管理サービスです。企業規模で言えば安定したサービス提供がウケられる安心感があります。基本的な機能が無料で利用可能！

EDISONE（株式会社ビヨンド）

飲食店のタイプを選び、業種に特化した機能を使える点が魅力です。予約管理、顧客管理機能とスタッフの管理機能が無料で利用できるフリープランがあります。できるだけコストをかけずに、さまざまな機能を利用してみたい方向けです。（フリープランは広告が表示されます）

BrovalApp（サンファースト株式会社）

飲食店の予約台帳機能を無料を利用できます。座席（人数）と料理コースの組み合わせでの予約を受け付けるパターンがよく使われていて、手持ちの端末で手軽に予約管理システムを取り入れてみたいオーナーに向いています。

オンラインからの予約100％に向けての取り組み

前述したとおり、電話をつかった予約受付が０になるこはないでしょう。必要なケースはもちろんあります。できるだけオンラインから予約を受けるために、お店が取り組む事について考えます。

【電話でとっている予約の件数を把握】

→自動案内の導入、Web予約への受け流し

折角サービスを利用しているので、頼れる所はできるだけシステムに任せたいものです。電話で取っている予約の件数を把握して、必要であれば自動案内機能を利用して行きましょう。Web予約の案内や、SMSでURLを送信する機能もあるはずです。中途半端だとサブスク払って、自分も大変という状態に陥ります。やるなら徹底して仕組化しておくべきです。

【Webコンテンツの充実】

お客様によってはこまかなサービスの確認や、特殊な要望があるでしょう。それもどこまでオンラインで対応して受けていけるか。ここもポイントになります。

一旦運用スタートしているのであれば、システムで上手くいかなかった内容を把握しておき、まとまった所でサービス業者に相談します。あなたのお店で困っていることは他飲食店でも同様な要望が出ているはずです。適した機能が用意されているかもしれません。

月に10本の電話をシステム化出来れば、繁忙時間帯に電話に走る回数がかなりへるはずです。

【インターネットでの集客強化】

SNSやお店のHPを使った集客というのは当たり前になってきています。Webからの予約の導線を確立しているあなたのお店は、もっとインターネットからの集客を強化することで、さらなる予約の獲得が見込めます。

予約管理サービスには簡単なWebサイトの作成ツールが無料でついていたりましす。またSNSアカウントやお店のHPをお持ちであれば、情報発信に力を入れることであなたのファンを増やす事ができます。いいことも悪いことも拡散してくれるのがインターネットです。上手く使って行きましょう。

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