そろそろ忘年会シーズンがやってきますね。今年はどうする？なんて話が出始めているのではないでしょうか。忘年会は会社の行事の中でも結構大切にされるイベントなため、その計画から実行までを担う幹事様にかかる負担も大きいはず。一大イベントとしての責任も大きめで、全くの新人というよりは、2年目～中堅くらいの方が任命されることが多いのでは？
とはいえ、初めて忘年会の幹事に任命された人はもちろん、経験はある人でも、不安はあると思います。今回はそんな方も忘年会を成功させる為の方法をすべてまとめました！
ちなみに私は10年以上飲食店で勤務していましたが、今は一般企業で働いています。忘年会/新年会開催について、お客様の立場とお店側の立場と、両方体験しています。そんな観点から「幹事の仕事」についてご紹介します。
幹事とは？
あらためて、「幹事」とは何者かの定義を確認しておきましょう。
忘年会に限らず新年会や飲み会や宴会などを企画し、調整、まとめる役割です。計画的に行動できる人が選ばれるため、任命された場合は期待を背負っていると考えていいでしょう。今回の忘年会によって、今後の評価は大きく変わるので、是非成功させましょうね。
幹事を頼まれたときに、まずすること
会社の忘年会であれば、上司や先輩から幹事をやってほしいとお願いされるところから始まるパターンがほとんどだと思います。
もしあなたが初めてであったり、不安に感じることがあれば、まず仲間を探しましょう。2人～3人で話すことでいろいろなアイデアも出てきますし、仕事の分担もできます。幹事のお願いされたときに、もう1人つけてほしいとお願い返しするのもいいですね。
これが幹事の仕事！ 計画的な手順
幹事になると当日までにいろいろなことを計画的に進めていくことになります。でも心配はご無用！1つずつ確実にやると誰でも出来るように手順を書いていきます。
日程を決める
いきなり会場を決めようとする方がたまにいますが、まずは日程から決めていくのが成功のカギです。日程調整のポイントは、多くの人が参加できること、会社の場合業務に支障が出ない日がポイントです。開催の1ヵ月前くらいには準備しましょう！
参加者に希望を聞くのもいいですが、人数がふえるほど日にちはまとまりません。日にちは幹事側で決めてしまうのがいいかもしれません。
参加者を確認する
日程を決めたら、参加する人数を確認しましょう。 参加人数は前後する場合があるので、ある程度で大丈夫なので把握しましょう。また大体の予算感も連絡しておきます。
メールや社内チャットではなく、出席確認サービスやアンケートフォームを使用すると誰が参加するのか把握しやすいです。ツールは社内でご利用のグループウェア機能にふくまれていたり、検索すると無料のツールがあります。
予算を決定する
次は予算を決めましょう。このステップでのカギは、昨年の忘年会の予算を確認することです。昨年の予算で足りていたのか確認し、変更する必要があれば変更するなどしましょう。
会場を決める
ここで初めて会場選びになります。前のステップで決めた予算を目安に、集まりやすい場所かどうか、会の目的に見合っているか、貸し切りなのか、キャンセル料はかかるのかなどを確認しましょう。
またここで、料理のコースや飲み放題にするかなどを決めましょう。参加者にも、食べられない物やアレルギーが無いかなど確認することも忘れないでください。
トラブルを防ぐためにも、忘年会1週間前あたりにお店に確認の連絡を入れるといいでしょう。
chef-mitch.life忘年会の進行をイメージ
忘年会で何をするのかを考えてみましょう。司会や乾杯の音頭は幹事自身がするのか、それとも誰かにお願いするのかも決めましょう。お願いする場合、早めに連絡しておくといいです。また、忘年会中にクイズやゲームなどをする場合、その準備を手伝ってくれる人の手配をしましょう。
参加者の最終確認、前日準備
参加確認をした参加者に、もう一度連絡し最終確認、会場の場所などを送信しましょう。また、参加者が過ごしやすいような席の配置を決めましょう。リストを作成しておくと当日便利です。
当日の幹事の仕事
幹事は開始20分前にはお店に到着しましょう。まず参加者の出欠確認をし、作成したリストをもとに席に誘導しましょう。全員揃っていなくても、時間に限りがあるので開始予定時刻になったら忘年会を始めてください。司会、乾杯の音頭など、流れをしっかり見て、困っている参加者はいないかどうかなどの気配りが大切です。二次会をする場合それをまとめる必要も出てきますし、新年会がある場合その告知もする必要があります。会長や社長に挨拶をしてもらうお願いも事前に忘れずにしましょう！やるべき仕事が多いですが、見落とさないように頑張って！
収支報告
忘年会後、最後の仕事となる収支報告です。領収書を集め、残金と差がないか必ず計算してください。
こんな時どうする…？
ドタキャンが出た場合はどうする？
当日のドタキャンはもちろんキャンセル料が発生します。対策しようがないですが、相手を責めるなどの行為はしません。
始めのルール決めで、キャンセルは○○日まで、それ以降はキャンセル料がかかる旨をみんなに伝えておきます。キャンセル料については、お店のルールもあるので、会場のお店にも確認しておき、参加所へは先に説明しておくことを忘れずに行いましょう。
盛り上がらない場合はどうする？
サークルや趣味の忘年会では共通の事があるので心配は少ないですが、大人数や年齢層が様々な会社の忘年会は盛り上がらない可能性があります。盛り上がらないと幹事の責任と言われたり、空気が重くなってしまいます。
席の配置やクイズやゲームなどの企画をしっかりと練る必要があります。今ではインターネットでもたくさん出てきますし、友達などで幹事の経験がある人などにもどんなことをやったかアドバイスを貰うといいと思います!!ここは一人ではなく、一緒に動いてくれる人と計画を立てます。
まとめ
ここまで、幹事の仕事から当日の流れまでをご紹介しました！一連の流れをまとめると、
・幹事は期待を背負っている！
・忘年会1ヵ月前には準備を始めよう。
・参加者確認はネットで行うと分かりやすい。
・予算は去年の忘年会を参考にしよう！
・集まりやすい会場を選ぶとgood。
・手伝ってくれる人の手配は早めに！
・席の配置リストを作成すると便利。
・当日の気配りは大事。
・収支報告を忘れずにしよう！
仕事が多くて大変かもしれませんが、1つ1つやっていくと割りとなんとかなるものです。期待を背負っていると言う事を忘れずに全力で頑張りましょう！
この忘年会によって新年からの評価が変わることもあります。イベントの企画は自分のためにもなります。仕事と並行で大変ですが、全力を尽くしてくださいね。